Cómo mejorar la atención al cliente por correo electrónico

Atención al cliente por correo.

¿Alguna vez te has preguntado cómo sería tu día, si tu bandeja de entrada no fuera una montaña interminable de correos por responder? En este artículo, descubriremos cómo mejorar la atención al cliente por correo y crear procesos mucho más ágiles y efectivos, utilizando las herramientas adecuadas.

¿En qué consiste la atención al cliente por correo electrónico?

Antes de sumergirnos en los detalles sobre cómo mejorar la atención al cliente por correo electrónico, es importante entender lo que significa. El correo electrónico es un canal transversal, donde tus clientes pueden preguntar sobre los productos y servicios de la empresa o presentar un caso de atención y tus agentes pueden comunicar sobre las bondades y novedades de la empresa. 

Esta herramienta de atención al cliente, tiene a su favor que permite la comunicación asíncrona entre las partes, donde el cliente puede presentar su situación vía email y los agentes contestar apenas les sea posible.

Para optimizar las respuestas de tus correos electrónicos es indispensable:

  • Conocer qué tipos de correo electrónicos recibes (motivos)
  • Identificar los motivos de los correos electrónicos más masivos o demandantes
  • Identificar los plazos definidos por la organización para responder los correos electrónicos
  • Analizar el uso y comportamiento de las casilla corporativas (eliminar y/o crear casilla temáticas)
  • Definir que personas de la organización responden correos electrónicos y en qué ocasiones

Una vez recopilada esta información, ya puedes establecer las acciones, reglas y flujos para gestionar los correos electrónicos de la mejor manera.

Algunas acciones pueden ser:

  • Crear plantillas estándar de respuestas, estas pueden ser gatilladas manual o automáticamente dependiendo del motivo del correo.
  • Utilizar IA para tipificar el motivo de correos y asignarlo a quien corresponda contestar automáticamente.
  • Utilizar una plataforma tecnológica que te permita definir flujos y pasos a seguir para responder los correos y también controlar el SLA y SLO de las respuestas, en caso de grandes volúmenes de correos electrónicos debes considerar utilizar IA para la tipificación.

¿Cómo puedo mejorar la atención al cliente por correo electrónico?

En un mundo tan acelerado, los clientes cada vez requieren tener más información y ser atendidos en el menor tiempo posible y eso lo consigues con la automatización.

La automatización para gestionar los correos electrónicos, te permite programar respuestas automáticas, establecer SLA y SLO, recordatorios para responder a los correos en momentos específicos y tipificar de manera automática las solicitudes de los correos electrónicos de tal forma de que sean asignados a los agentes correspondientes que deben responder dentro de la organización. Esto es útil para garantizar que no te olvides de responder correos importantes y para administrar tu tiempo de manera más eficiente, aumentando la productividad.

Automatiza también la gestión de correos electrónicos con Be Aware 360®

¿Qué es Be Aware 360®?

Be Aware 360® es una herramienta diseñada para ayudarte a automatizar la gestión de todos los canales y por supuesto también la de tus correos electrónicos. Pero, ¿cómo funciona exactamente? Veamos algunos de sus aspectos más destacados:

  • Programación de respuestas: Puedes configurar respuestas automáticas para distintos tipos de correos, asegurando una respuesta rápida y eficiente.
  • Gestión de prioridades: Be Aware 360® te permite clasificar tus correos por importancia, así puedes enfocarte primero en los más urgentes.
  • Recordatorios y seguimientos: La herramienta te ayuda a no olvidar responder correos importantes con recordatorios personalizables.

Pasos para configurar respuestas automáticas

  • Identifica los tipos de correos: Determina qué tipos de correos electrónicos recibes con más frecuencia y que podrían beneficiarse de una respuesta automatizada.
  • Crea plantillas de respuestas: Diseña respuestas que puedan ser aplicadas a diferentes situaciones. Asegúrate de que sean claras y profesionales.
  • Configura las reglas en Be Aware 360®: Establece las condiciones bajo las cuales se enviarán estas respuestas automáticas.
  • Prueba y ajusta: Comienza con un grupo pequeño de correos para probar tus configuraciones y haz ajustes según sea necesario.

Beneficios de automatizar las respuestas de correo

  • Ahorro de tiempo: Reduce significativamente el tiempo dedicado a responder correos.
  • Eficiencia mejorada: Al automatizar respuestas, puedes enfocarte en tareas más críticas.
  • Consistencia en la comunicación: Garantiza que todos los correos reciban una respuesta oportuna y profesional.

Hacia una gestión de correos más inteligente

Mujer usando una laptop.

Imagina un mundo donde responder un correo ya no sea una tarea abrumadora, sino una parte fluida y controlada de tu día. Con Be Aware 360®, esto no solo es posible, sino fácil de implementar.

¿Listo para descubrir cómo esta herramienta puede transformar tu forma de responder un correo electrónico? Visita Be Aware 360® y comienza a experimentar una gestión de correo electrónico más eficiente y menos estresante. 

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