Digitalización de Procesos
Be Aware360®: Solución digital para empresas de todos los tamaños.
¿Qué es la digitalización de procesos?
La digitalización de procesos se refiere al uso de tecnologías digitales para transformar tareas manuales, repetitivas o basadas en papel en flujos de trabajo automatizados y eficientes dentro de una organización. Esta transformación no se limita a simplemente trasladar documentos físicos a formatos digitales, sino que implica rediseñar procesos operativos para aprovechar las capacidades de las herramientas digitales modernas.
El objetivo principal de la digitalización de procesos es optimizar el tiempo, los recursos y la calidad de las operaciones internas, permitiendo a las empresas responder más rápidamente a las necesidades del mercado, reducir errores humanos y mejorar la experiencia de sus clientes y empleados.
Por ejemplo, un proceso tradicional como la aprobación de contratos, que antes requería firmas físicas, correos o reuniones presenciales, ahora puede realizarse en minutos mediante plataformas digitales que gestionan aprobaciones electrónicas y almacenan los documentos de manera segura en la nube. Esto no solo acelera las operaciones, sino que también ofrece trazabilidad y cumplimiento normativo.
La digitalización de procesos para empresas es clave en la transición hacia un modelo de negocio más ágil y resiliente, y está estrechamente vinculada a la transformación digital, que busca integrar todas las áreas de una organización en un ecosistema tecnológico cohesivo.
Por qué elegir un software de digitalización
Las empresas hoy en día enfrentan una creciente necesidad de herramientas que simplifiquen tareas operativas. Con el uso de un software de digitalización, las empresas pueden integrar sus sistemas existentes como ERPs y CRMs para mejorar su operación sin incurrir en altos costos de implementación.
La digitalización de procesos empresariales permite resolver ineficiencias en la asignación de tareas, mejorar la trazabilidad de información, y fomentar una mejor comunicación interna y externa.
La digitalización de procesos mediante herramientas como Be Aware 360® no solo optimiza la operación interna de las empresas, sino que también mejora significativamente la experiencia del cliente y reduce costos operativos. Contáctanos para empezar a transformar tu negocio.
Digitalización de Procesos con Software Be Aware 360®
En Be Aware 360®, hemos desarrollado un software especializado para hacer más sencilla la digitalización de procesos en negocios de cualquier tamaño. Nuestro sistema te ayuda a crear y manejar tus propios flujos de trabajo digitalizados. Esto significa que puedes organizar desde tareas y encargos hasta avisos y recordatorios, todo en un solo lugar.
Ventajas del software de digitalización:
Nuestro software de digitalización incluye funciones avanzadas para personalizar tus procesos. Puedes agregar etiquetas, categorías, fechas límite y más, lo que te ahorra tiempo y reduce el esfuerzo de hacerlo manualmente.
Además, el software de Be Aware 360® destaca por:
- Su diseño fácil e intuitivo para ejecutivos de negocios.
- La capacidad de definir los pasos de procesos, las condiciones de avance en los flujos, y las personas involucradas en cada paso.
- La conexión integral de información para optimizar y asegurar procesos manuales y resolver necesidades tanto internas como externas.
Diseño fácil e intuitivo para ejecutivos de negocio
Con Be Aware360®, sus ejecutivos de negocios podrán diseñar sus procesos fácil y rápidamente porque está pensado para el cambiante mundo de los negocios y para su negocio.
Podrá definir los pasos de sus procesos, las condiciones de avance en los flujos, las tareas de cada proceso, derivaciones y personas involucradas en cada paso del flujo.
Be Aware360® le permite diseñar sus procesos y conectar todas aquellas fuentes de información/sistemas y personas para optimizar y asegurar sus procesos manuales y resolver las necesidades de sus clientes internos y externos.
Autonomía de usuario de negocio
Actualmente las mejores prácticas para cada industria se han plasmado en sistemas computacionales como ERP’s, CRM y Core de negocio (Banca, Seguros, Corredoras, Logística, Marketing, RRHH, etc.), pero en la realidad la tareas manuales de coordinación, aprobaciones, análisis, etc., están siendo cada vez más voluminosas.
Una estrategia centrada en el cliente abre una dimensión para la cual los sistemas no están preparados. La opción de integrar sistemas para resolver estas dificultades, es de alto costo y con resultados de largo plazo, eso no es lo que necesitan los negocios hoy.
¿Por qué es esencial apostar por la transformación digital?
La transformación digital no solo implica la adopción de tecnología, sino que conlleva una reestructuración estratégica de las operaciones, la cultura empresarial y la gestión del talento dentro de una organización. Su objetivo es integrar herramientas digitales, optimizar procesos y maximizar el potencial del capital humano para adaptarse a las demandas de un mercado cada vez más competitivo.
En el contexto actual, donde más de 4,000 millones de personas están conectadas a Internet, la adopción de tecnologías digitales ya no es opcional para las empresas que buscan mantenerse relevantes. Este cambio permite que las organizaciones traduzcan sus operaciones en datos, los cuales se convierten en un recurso valioso para analizar, comprender y mejorar su desempeño.
Mediante el análisis de datos, las empresas pueden identificar cuellos de botella, corregir errores y mejorar la eficiencia en múltiples áreas. Además, la capacidad de asociar datos a indicadores clave de rendimiento permite una toma de
decisiones más ágil y precisa, facilitando la optimización continua de los procesos y el diseño de estrategias más efectivas.
Te guiamos un poco:
Problema: Ineficiencia Operativa en una Empresa de Servicios de Mantenimiento
Una empresa de mantenimiento industrial, “Mecánica Proactiva”, enfrenta constantes problemas de coordinación y seguimiento de tareas. Los técnicos reciben sus asignaciones en papel o por correo electrónico, lo que provoca retrasos en la ejecución, tareas duplicadas y errores en la priorización. Además, los reportes de mantenimiento no se consolidan de manera eficiente, lo que dificulta la toma de decisiones basada en datos. Esto afecta directamente la satisfacción del cliente y aumenta los costos operativos debido a la falta de visibilidad sobre el estado de los trabajos.
Solución: Implementación del Software de Be Aware 360®
El software de Be Aware 360® puede transformar los procesos de “Mecánica Proactiva” mediante su plataforma de digitalización y gestión de tareas. Con esta solución, la empresa puede:
- Automatizar la Asignación de Tareas:
- Los supervisores pueden crear flujos de trabajo digitalizados y asignar tareas automáticamente a los técnicos disponibles, según su ubicación y especialización.
- Seguimiento en Tiempo Real:
- A través de la plataforma, los gerentes pueden monitorear el progreso de cada tarea en tiempo real, identificar retrasos y redistribuir recursos cuando sea necesario.
- Optimización de la Comunicación:
- Las notificaciones y recordatorios automáticos eliminan la dependencia de correos electrónicos o llamadas, mejorando la coordinación entre el equipo.
- Visibilidad y Toma de Decisiones Basada en Datos:
- La digitalización de procesos permite centralizar la información, proporcionando métricas clave que ayudan a identificar áreas de mejora y optimizar recursos.
Resultados Esperados:
Con el software de Be Aware 360®, la empresa de “Mecánica Proactiva” puede reducir los errores en la asignación de tareas, mejorar la productividad de sus técnicos y ofrecer un servicio más ágil y eficiente a sus clientes. Además, al consolidar los datos de mantenimiento, la empresa puede anticipar problemas recurrentes y planificar estrategias proactivas, logrando una operación más rentable y un aumento significativo en la satisfacción del cliente.
Beneficios de la Digitalización con Be Aware360®
La digitalización de procesos con Be Aware 360® ofrece múltiples ventajas que pueden transformar positivamente tu negocio:
- Mejora de la eficiencia: La automatización de tareas diarias a través de la digitalización ahorra tiempo y recursos, permitiendo a tu equipo enfocarse en actividades más estratégicas que impulsan el crecimiento y los ingresos.
- Mayor precisión: Minimizando los errores humanos inherentes a los procesos manuales, la digitalización asegura una mayor exactitud en todas las operaciones de la empresa, desde la gestión hasta la ejecución.
- Mejor servicio al cliente: La capacidad de responder rápidamente y con eficacia a las necesidades de los clientes mejora significativamente la satisfacción y fomenta una lealtad duradera hacia tu marca.
- Aumento de la productividad: Automatizar procesos manuales y repetitivos no solo hace más eficiente el trabajo diario, sino que también libera a los empleados para concentrarse en tareas de mayor valor agregado para la empresa.
- Reducción de costos: La optimización de flujos de trabajo a través de la digitalización, puede resultar en ahorros de hasta un 90% en costos operativos, lo que significa una mejora directa en la rentabilidad.
- Toma de decisiones más informada y estratégica: Con la integración de herramientas de Big Data e Inteligencia Artificial, Be Aware 360® mejora la capacidad de recopilar y analizar datos, lo que permite tomar decisiones más informadas y basadas en datos precisos.
3 casos de ejemplos en digitalización de procesos
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Preguntas Frecuentes sobre Be Aware360® y sus soluciones de atención digital
¿Qué diferencia a Be Aware360® de otros productos y servicios en el mercado?
Be Aware360® se diferencia de otros productos y servicios debido a su diseño intuitivo especialmente orientado a ejecutivos de negocio (significa que no es necesario tener conocimiento de TI para poder configurar la plataforma para usarla en servicio al cliente).
Incorpora e integra las tecnologías digitales más avanzadas, (como los canales más populares, autenticación de alto nivel, etc.), lo que facilita una toma de decisiones rápida y efectiva.
Además, nuestro software 100% en la nube, está diseñado para adaptarse a las necesidades de los negocios modernos, siendo capaz de poner en producción cambios necesarios en días, adicionalmente es factible de intervenir para necesidades muy específicas del cliente, y está permanentemente sumando capacidades y funciones que dispone a toda su base de clientes, sin costo.
¿En qué industrias o sectores se puede utilizar Be Aware360®?
Las empresas en general buscan herramientas que apliquen a su industria, en el caso de Be Aware360®, lo que se debe buscar en una herramienta que permita soportar digitalmente procesos de tu empresa (por ejemplo, atención al clientes interno, externo, proveedores, cobranza, prospectos de clientes, servicio técnico, integración con sistemas de terceros, solicitudes inter áreas etc.).
Por esto Be Aware360® ha sido diseñado con enfoque en la facilidad de uso, de tal forma que cada cliente pueda configurar esta herramienta para el cumplimiento de sus procesos.
¿Por qué es importante para una empresa adoptar tecnologías digitales como Be Aware360®?
Históricamente la digitalización está asociada al ahorro de tiempo y dinero destinado a procesos de las empresas, generalmente grandes.
Actualmente si bien el objetivo sigue siendo similar las empresas más jóvenes, están intentando crecer a través de la tecnología y mantener sus costos. En este caso es de vital importancia tener en mente como la tecnología ayuda al negocio.
La adopción de tecnologías digitales como Be Aware360® es esencial
para que las empresas puedan crear procesos más eficientes, centrarse en su cliente (en cualquier área de su quehacer no exclusivamente en servicios al cliente).
En el entorno comercial actual, la digitalización permite a las empresas seguir siendo competitivas, optimizando su operativa de cara al cliente mejorando la atención e internamente conectando las áreas para resolver lo necesario para brindar el mejor producto, servicio y experiencia al cliente final.
¿Cómo puede Be Aware360® ayudar en la toma de decisiones dentro de mi negocio?
Be Aware360® proporciona el potencial de registrar las interacciones con los clientes, clasificarlas, tipificarlas y utilizar las herramientas de análisis avanzadas para extraer relaciones, frecuencias y detectar nuevos hallazgos. Esto, combinado con la capacidad de definir tiempos a los procesos, escalamientos y derivaciones garantiza que el servicio ofrecido siempre esté vigente, y de acuerdo a las necesidades.
¿La digitalización de procesos es solo para grandes empresas o también puede beneficiar a las PYMEs?
La digitalización de procesos beneficia a empresas de todos los tamaños. Especialmente en un mundo donde seguir siendo competitivas es esencial, tanto grandes corporaciones como PYMEs pueden aprovechar las ventajas que ofrece Be Aware360® para hacer sus procesos más eficientes y mejorar la atención al cliente.
¿Cómo puede Be Aware360® mejorar la atención al cliente en mi negocio?
Be Aware360® optimiza tus procesos internos, lo que permite a tus equipos responder más rápidamente a las consultas de los clientes. Una gestión eficaz, potenciada por tecnologías digitales, resulta en un servicio más rápido y preciso, mejorando la satisfacción del cliente.
Si ya tengo otros sistemas implementados, ¿puedo integrarlos con Be Aware360®?
Sí, Be Aware360® ha sido diseñado para conectarse con diversas fuentes de información y sistemas. Su adaptabilidad permite que puedas optimizar aún más tus procesos y sacar el máximo provecho de tus inversiones actuales en tecnología.
En un mundo en constante cambio, ¿cómo se asegura Be Aware360® de mantenerse actualizado?
Nuestro compromiso es con la innovación. Constantemente investigamos y adoptamos las últimas tecnologías digitales para asegurarnos de que nuestros clientes siempre cuenten con las herramientas que les permitan seguir siendo competitivas en el mercado.
Be Aware360® se destaca por su diseño intuitivo y uso de tecnologías avanzadas, siendo accesible para usuarios sin conocimientos técnicos. Apto para empresas de todos los tamaños, facilita una toma de decisiones eficiente, optimiza procesos internos y mejora la atención al cliente.
Be Aware360® es una solución integral para la digitalización y optimización de procesos, asegurando eficiencia y satisfacción del cliente en un entorno comercial dinámico.
